Documento arquivístico e preservação digital: é possível?

A questão do documento arquivístico e a preservação digital

A compreensão arquivística da preservação digital parte do entendimento dos limites e significados das características dos documentos arquivísticos: imparcialidade, autenticidade, naturalidade, inter-relacionamento e unicidade. A manutenção destas características é algo primordial ao se pensar em preservação digital de documentos arquivísticos.

Toda e qualquer atividade ligada à gestão (eletrônica ou não) de documentos deve garantir as especificidades dos documentos de arquivo, a fim de que a contextualização documental, e a manutenção do valor probatório dela recorrente, não se percam. (LOPEZ, 2004).

Luciana Duranti (1994) aborda a questão das características dos documentos arquivísticos, conforme se apresenta no Quadro 1 abaixo. 

            Quadro 1 – Características dos documentos arquivísticos

Imparcialidade	Os documentos arquivísticos são imparciais porque trazem uma promessa de fidelidade aos fatos e ações que manifestam e também ameaçam revelar fatos e atos que alguns interesses não gostariam de ver revelados.
Autenticidade	Os documentos arquivísticos são autênticos porque são criados, mantidos e conservados sob custódia de acordo com procedimentos regulares, ou seja, rotinas que podem ser comprovadas.
Naturalidade	A naturalidade diz respeito à maneira como os documentos se acumulam no curso das transações de acordo com as necessidades da matéria em pauta, são acumulados naturalmente nos escritórios, nas instituições em função dos objetivos práticos da administração.
Inter-relacionamento	O inter-relacionamento ou organicidade corresponde ao estabelecimento das relações entre os documentos no decorrer do andamento das transações e de acordo com suas necessidades.
Unicidade	Unicidade corresponde ao lugar único que cada registro documental assume na estrutura documental do grupo ao qual pertence e também no universo documental.

Alguns aspectos diferenciam a preservação digital de documentos bibliográficos dos documentos arquivísticos. Os arquivos não podem ser montados. São criados naturalmente pela própria dinâmica de atividades do seu produtor. As relações existentes entre os documentos são, portanto, essenciais para a recuperação e entendimento das informações que foram registradas e armazenadas. (MÁRDERO ARELLANO, 2008).

Bibliografia

DURANTI, Luciana. Registros documentais contemporâneos como provas de ação. Revista Estudos Históricos, Rio de Janeiro, v.7, nº 13, jan/jun, 1994, p. 49-64.

LOPEZ, André Porto Ancona. Princípios arquivísticos e documentos digitais. Arquivo Rio Claro, Rio Claro, n. 2, p. 70-85, 2004. Disponível em: http://repositorio.bce.unb.br/bitstream/10482/1428/2/ARTIGO_PrincipiosArquivisticosDocumentosDigitais.pdf. Acesso em: 04 jan. 2013.

MÁRDERO ARELLANO, Miguel A. Critérios para a preservação digital da informação científica. 2008. 356 f. Tese (Doutorado em Ciência da Informação)-Universidade de Brasília, Brasília, 2008. Disponível em:  http://repositorio.bce.unb.br/bitstream/10482/1518/1/2008_MiguelAngelMarderoArellano.pdf. Acesso em: 04 jan. 2013.